Plusieurs villes ont des politiques d’utilisation du matériel informatique par les employés ou, encore, se préparent à en adopter une.   En général, les politiques en question respectent certaines lignes directrices.

Les plus importantes sont les suivantes :  un rappel clair à tous les employés des responsabilités de la Ville et des problèmes légaux ou fonctionnels qui peuvent découler d’une mauvaise utilisation par les employés des systèmes et logiciels informatiques mis à leur disposition par la Ville.

On trouvera par la suite une série de prohibitions qui vont de l’interdiction de télécharger des logiciels et à l’établissement de certaines règles en matière de communication internet.  Plus particulièrement, on retrouve régulièrement l’interdiction d’accès à certains sites relatifs au jeu ou à la pornographie, l’envoi de messages discriminatoires, vexatoires ou qui portent atteinte à la dignité des autres employés ou élus de la municipalité.  On fera aussi référence généralement à l’interdiction de transmettre des informations confidentielles au sens du Code civil ou de la Loi sur l’accès à l’information.

Parfois, les prohibitions en question sont multipliées et se veulent extrêmement détaillées.  À notre avis, en général, cela crée plus de problèmes d’interprétation qu’autre chose, et nuira à l’application constante de la politique diminuant d’autant son effet juridique dans le cadre d’un litige.

La pierre d’assise de ces politiques est constituée d’un énoncé très ferme à l’effet que l’utilisation du patrimoine informatique, tant à des fins personnelles que professionnelles, ne relève pas de la vie privée de l’utilisateur et que le patrimoine en question est assujetti à une surveillance et à des contrôles réguliers.  L’employé ne peut donc prétendre à aucune expectative de vie privée dans l’utilisation du matériel en question.  On rappelle aussi que le système informatique et ses composantes, de même que les logiciels, sont la propriété de la municipalité.

La majorité des politiques permettent l’utilisation à des fins personnelles, mais en-dehors des heures du travail, soit durant les pauses-café, les repas, ou encore après les heures de travail.  Par contre, d’autres politiques bannissent complètement l’utilisation à des fins d’usage personnel.

Finalement, on retrouve aussi un avertissement à l’effet qu’une utilisation illégale ou non conforme aux politiques en question peut entraîner des sanctions disciplinaires allant jusqu’au congédiement.

Ces politiques sont-elles légales?

Il est utile de rappeler qu’un des principes fondamentaux du contrat de travail est l’existence d’un lien de subordination.  En vertu de ce lien de subordination et de ses fonctions de gestionnaire, l’employeur peut contrôler le travail de ses employés.

L’employeur est propriétaire du système informatique et, s’il le met à la disposition de l’employé, c’est dans le but d’améliorer sa productivité.  Essentiellement, il s’agit de faciliter la communication à l’interne et à l’externe, de permettre l’accès à une multitude d’informations nécessaires au fonctionnement de toute entreprise dans le monde actuel, ou encore à procéder à des opérations complexes en utilisant des logiciels spécialisés pour le faire.

Donc, que ce soit aux fins de s’assurer de la loyauté d’un employé dans le cas de transmission de données confidentielles, ou encore de vérifier si l’exécution du travail correspond aux normes quantitatives et qualitatives auxquelles il est en droit de s’attendre, ou même afin de sécuriser l’environnement de travail, l’employeur possède certains droits de surveillance.[i]

Cependant, le Code civil et la Charte des droits et libertés du Québec prévoient certaines protections à la vie privée, et au fait que toute personne qui travaille a le droit à des conditions de travail justes et raisonnables qui respectent sa santé, sa sécurité et son intégrité physique.

Où se situe donc la ligne entre les droits fondamentaux d’une part, et les droits de la direction d’autre part?

L’analyse de la doctrine et de la jurisprudence nous amène premièrement à faire une distinction entre les protections accordées en matière de droit criminel, par les chartes à l’égard des fouilles et des perquisitions abusives, et les matières civiles auxquelles nous sommes confrontés.

Bien que la vie privée constitue le fondement des uns et des autres, et même si ces droits sont attachés à la personne et non à des lieux particuliers (par exemple le domicile de quelqu’un), il faut bien admettre que lorsqu’une personne exécute son travail avec les équipements mis à sa disposition par l’employeur sur son lieu de travail, l’expectative de la protection de sa vie privée diminue énormément.

En fait, la jurisprudence nous apprend que c’est cette expectative de vie privée qui détermine en quelque sorte l’étendue des droits de la personne qui les réclame.[ii]

Ainsi, dans le cas qui nous occupe, on doit se poser la question suivante : un employé utilisant les ordinateurs de la municipalité peut-il raisonnablement s’attendre à ce que son employeur ne prenne pas connaissance des informations qui s’y trouvent, ou qui ont été transmises alors, qu’au départ, l’ordinateur en question a été fourni à l’employé pour des fins purement professionnelles ?

La Cour d’appel a, quant à elle, répondu très clairement à une question similaire dans l’arrêt Gilles Tremblay c. la Reine.[iii] 

Gilles Tremblay était alors chef inspecteur de la Ville de Trois-Rivières-Ouest.  L’employeur soupçonnant M. Tremblay d’avoir en sa possession de la pornographie juvénile et d’en avoir fait imprimer, a fouillé, sans autre autorisation, l’ordinateur de cet inspecteur mettant à jour plusieurs fichiers contenant de la pornographie infantile.

M. Tremblay a été condamné pour possession de pornographie infantile et son avocat a fait appel de cette décision en revendiquant le respect de son intimité, de sa vie privée.  La Cour rappelle qu’une atteinte à la vie privée doit être déterminée eu égard à l’ensemble des circonstances et, plus particulièrement, en regard de l’expectative de vie privée.

Or, l’ordinateur était propriété de l’employeur.  M. Tremblay travaillait dans un bureau fourni et dont la Ville était propriétaire.  Son ordinateur devait servir pour des fins professionnelles.

La Cour conclut que les fouilles effectuées dans l’ordinateur de M. Tremblay ne portaient pas atteinte à sa vie privée puisqu’il n’existait aucune expectative de droit à la vie privée en ce qui concernait l’objet même de son travail.

Il faut toutefois noter que la Cour réaffirme tout de même qu’un employé peut, dans un contexte particulier, avoir droit, même au temps et au lieu de travail, au respect de l’intimité de sa vie privée.

C’est la raison pour laquelle nous avons qualifié les dispositions avertissant les employés qu’ils n’ont aucune expectative de vie privée comme la pierre d’assise des politiques mises en vigueur par plusieurs municipalités.

Les politiques en question sont généralement tellement claires à cet égard qu’une fois signées, aucun employé ne pourra prétendre à une expectative quelconque de vie privée dans l’utilisation du patrimoine informatique des municipalités.  D’ailleurs, plusieurs politiques s’affichent au début de toute séance d’utilisation du matériel informatique empêchant du même coup l’employé d’oublier leur existence et du fait qu’il ne jouit d’aucune protection.

Dans l’affaire Pratt & Whitney Canada,[iv] une telle politique a permis à l’employeur qui avait tous les filtres technologiques nécessaires pour faire une enquête exhaustive sur chacun des employés ayant accès à son patrimoine informatique, de surveiller plusieurs centaines d’entre eux, ce qui a entraîné des sanctions disciplinaires contre soixante-quinze (75) employés, dont dix (10) ont fait l’objet de congédiement.  Malgré le dossier complet déposé devant l’arbitre et les preuves irréfutables qui s’en dégageaient, ce dernier n’a pas maintenu les congédiements et les a modifiés en suspension de longue durée.

Car, l’existence d’une telle politique n’a cependant pas pour effet d’entraîner le maintien automatique de toute sanction disciplinaire prise par l’employeur suite à des fautes commises dans l’utilisation du système informatique ou des manquements à la politique la régissant.

Plusieurs décideurs ont réitéré que les principes jurisprudentiels applicables en matière disciplinaire, entre autres, la gradation des sanctions, et l’analyse de l’ensemble des circonstances, facteurs aggravants ou facteurs atténuants, ont tout aussi leur place en matière de manquement à la politique informatique qu’en toute autre matière.

En ce sens, l’existence d’une politique diminue certes l’expectative de vie privée et la protection offerte aux utilisateurs employés, mais cela n’empêche pas que la politique en question doit être claire et surtout appliquée de manière constante.

En ce sens, plus les politiques sont lourdes et restrictives, plus il deviendra rapidement impossible pour l’employeur de les faire respecter de manière constante.  Même si tel était le cas, la complexité et le niveau de surveillance exigé de la part des supérieures ou de la sécurité sont tels qu’ils deviennent rapidement contre-productifs.

Nous pensons donc que des politiques plus souples laissant aux utilisateurs une certaine latitude sont donc plus fonctionnelles.

L’expectative de vie privée sera peut-être un peu plus grande et l’employé jouira peut-être d’une meilleure protection de ses droits, mais nous pensons qu’il y aura un meilleur équilibre entre la protection des droits fondamentaux et les droits de direction de l’employeur tout en prévenant quand même les abus. En effet, il faut se rappeler, qu’avec ou sans politique, le vol de temps, la pornographie, le jeu, ne sont pas des comportements compatibles avec les obligations d’un employé en matière de contrat de travail.

En conclusion, les politiques de ce genre sont légales et font disparaître, à toutes fins pratiques, toute expectative de vie privée pour les utilisateurs.  Ceux-ci ont donc très peu de protection et doivent agir en conséquence. C’est encore plus vrai lorsqu’il s’agit de cadres qui doivent montrer l’exemple et qui doivent préserver un lien de confiance à toute épreuve avec l’employeur.

Par ailleurs, comme la Cour d’appel le rappelait, il faut analyser l’ensemble des circonstances et chaque cas devra être jugé comme un cas d’espèce.  Par exemple, les fouilles systématiques dans les fichiers personnels des gens, sans motif, pourraient être illégales, même en présence d’une telle politique.

Nous vous rappelons que les décideurs, dans le cas qui nous concerne le commissaire en relations du travail suite à une plainte déposée en vertu de l’article 71 de la Loi sur les cités et villes, aurait toute la latitude nécessaire pour évaluer le bien-fondé et la proportionnalité des sanctions qui pourraient être imposées aux cadres municipaux.

Plus les politiques sont sévères et lourdes, plus elles deviennent difficiles d’application diminuant d’autant leur portée dans un débat judiciaire entourant le maintien d’une sanction disciplinaire parce que, dans plusieurs cas, le cadre impliqué pourra démontrer le manque de constance pour les faire respecter.

Finalement, plus le nombre de prohibitions est élevé, plus cela crée généralement de l’ambiguïté augmentant les difficultés d’interprétation et favorisant l’éclosion de décisions disciplinaires disproportionnées, abusives, ou encore même aléatoires.

Me Jean Bernier
Laplante et Associés
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